議事録　当日に提出が理想(スペシャル3月号)

　会議の議事録は、自分用のメモと書き方が異なる。「ビジネスマナーの解剖図鑑」の著書がある北條久美子さん（４９）は、上司から議事録を任された場合は「会議の目的、関係する製品、企業名や用語、案件の概要を必ず事前につかんでおくこと」と準備の大切さを強調する。

　議事録はメールで流すのか、「ワード」などの文書で残すのか、発言全てを記録するのか、要点のみかなど、書式は様々だ。まずは前回の議事録に目を通し、書式や頻出する言葉などを確認しよう。

　特に大切なのは決定事項だ。「提案のたたき台は、〇〇係長が、△日の会議までに用意」など、「誰が」「何を」「いつまでに」を押さえ、欠席者にもわかるように書く。不明な点は「期限は〇〇まででよろしいでしょうか」などと、出席者に確認する。

　会議ではメモ取りだけでなく、議論にも参加したい。録音する場合は事前に可否を確認する。音声認識アプリによる文書化は、必ず自分の目でチェック。当日中に提出できれば理想的だという。

　「議事録を作ると仕事の流れや各自の役割がよくわかる。率先して引き受けたい」と、北條さんは話す。