定期的に「業務の棚卸し」(スペシャル9月号)

　仕事がいつのまにか滞っていることはないだろうか。「ダンドリと予定の立て方」の著書がある秘書の井出元子さん（５４）は「複数の案件を任されるようになったら、どの仕事にどれぐらい時間がかかっているかを確認する“業務の棚卸し”を定期的にしたい」と助言する。

　まず、担当業務と所要時間を書き出して一覧表にしよう。月ごとの定型業務があるのなら１か月単位がいい。そこから業務を種類別に整理し、仕事全体に占める割合を計算する。例えば「顧客対応３０％」「書類作成４５％」「会議１５％」「メール対応５％」「その他５％」などと可視化する。

　次に、業務の優先度を考えながら「ムダ」がないかを点検する。例えば、もっと顧客対応をすべきなのに、書類作成にかける時間が長かった場合は「自分の営業日報は不必要に詳しくないか」などと見直そう。同僚がかけている時間は参考になる。

　「ムリ」を見つけるのも大切だ。受注数が増えたことで、請求書や納品書などの書類作成が追いつかないのなら、個人では解決が難しい。人員増や業務システムの改善が必要になるかもしれないので、早く上司に相談しよう。

　「仕事には期限がある。スケジュールをきちんと組んでおくことが、棚卸しの大前提だ」と井出さんは話している。