メール　「丁寧」より「簡潔」(スペシャル10月号)

　仕事の連絡で使うメール。素早く書き上げるコツはあるだろうか。日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗さん（４９）は、「書く時は、用件が正しく伝わり、不快感を与えないことを最優先にする。『とにかく丁寧に』というのは間違い」とくぎを刺す。

　メールでは、具体的で簡潔な表現が好まれる。例えば、ビジネス文書でよく使う「ますますご清栄のことと」や「ご多用のところ」といったあいさつは不要だ。「お世話になっています。○○社の□□です」という書き出しで失礼はない。

　すいすい読めるよう平易な言葉も使いたい。「ご笑納ください」「ご検討賜りたく」「ご寛恕（かんじょ）ください」といった難しい言い回しは、かえって読み手に対する配慮がないと受け取られることもある。「お納めください」「ご検討ください」「お許しください」で意味は伝わる。

　「なるべく早く」といった曖昧な表現は避け、「○日○時までに」などと、具体的に書くことも心がけたい。

　「気遣いに時間をかけるよりも、すぐに読んでもらえる簡潔な『件名』と、内容が一目でわかる『文章構成』に注力しよう。敬語や言い回しに気を使うのは最後でいい」と平野さんは話す。