捨てる基準を明確に (スペシャル3月号)

　資料や書類がたまり、収拾がつかなくなった経験があるかもしれない。「秘書力」について著書がある小宮コンサルタンツの井出元子さん（５３）は「不用なものを捨てて量を減らすのが、整理整頓の大前提」と助言する。

　まずは捨てる基準を明確にしよう。デジタルデータがある書類、ネット情報を印刷した文書など、いつでも入手できるものは捨てる。取っておく場合は「１年間使わなかった」など、捨てるタイミングも決めよう。パソコンの「ゴミ箱」のように、一時的な廃棄場所を作るのもいいだろう。

　個人情報や重要書類は廃棄方法に気をつける。処理済みの領収書や契約終了後の契約書など、不用に思えても法や社内ルールで保管期間が定められているものもあるので要注意だ。

　ファイルにはラベルを付け、ペンや付箋はよく使うものを一つずつだけ手元に置く。書類や文具の置き場所は、作業の動線や使用頻度を考えて決め、使ったら元の場所に戻す。「決められたことを確実にやるのは仕事の基本。小さなことをおろそかにすると、大きな仕事を任されなくなる」と井出さんは話す。