「アポ取り」は熱意込めて (スペシャル2月号)

　商談のため面会を申し込んでも、なかなかアポイントが取れないこともあるだろう。企業研修を幅広く手がけるヒューマンディスカバリーの尾形圭子社長は「ぜひ会いたいという熱意を込めてほしい」と助言する。

　電話なら「お世話になっております。○○物産の△△です。新サービスについてお電話しました。ぜひお会いしてご紹介したいのですが、○分ほどお時間をいただけないでしょうか」と、理由と所要時間を告げ、「できれば来週末までに」と期間を区切って申し込む。アポが取れたら「午後１時、１３時ですね」と復唱し、確認のメールを必ず送る。

　最初からメールでアポ取りするときは、先に候補日を伝える方法もある。「大変勝手ながら」と前置きし、「○月×日（△曜日）◇時から□時」のように打診する。提示する日程は三つまで。一つは「終日空いています」とすると、都合を合わせてもらいやすいのでおすすめだ。

　「いつでも大丈夫です」は絶対にＮＧ。相手に合わせたつもりが「急ぎではない」と受け取られ、先延ばしされやすい。仕事への熱意を疑われることもある。

　「ビジネスで受け身の姿勢は、無駄なやりとりを増やす。必要なことは遠慮なく言おう」と尾形さんは話す。