仕事メールの基本学ぶ（スペシャル8月号）

　就活中にメールのやり取りに慣れても、仕事となると勝手が違う。日本ビジネスメール協会の平野友朗・代表理事（４７）は「上から下に一度読めばわかる『基本形』を身につけよう」と助言する。

　メールの件名は「セミナー会場変更のお知らせ」など、開封しなくても用件がわかるように書くのがコツだ。相手が重要度を即座に判断できるようにするためで、内容を予測できない「〜の件」「〜について」という件名はＮＧだ。

　宛名には、相手の会社や所属の正式名称、役職とフルネームを書く。書き出しは「お世話になっております」が基本。相手によって「いつも」「大変」を付け、初めてなら「お世話になります」とする。社内なら「お疲れさまです」が定番だ。続いて名前を名乗り、「セミナー会場変更のお知らせです」などと要旨を知らせて本題に入ろう。結びは「よろしくお願いします」を基本に、「確認を」「検討を」など、相手に求めるアクションを加える。

　返信はできるだけ早く送ろう。すぐに答えられない時は、その理由と回答のめどを入れて返信する。「基本形を意識しつつ、相手の書き方を参考にするとスムーズにいく」と平野さんは話す。