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22/03/07 UP

【マナーの基本】メール1本に用件1件

メール1本に用件1件(スペシャル3月号)

 文面をじっくりと練れるビジネスメールだが、就活生は用件の切り出し方に迷うかもしれない。日本ビジネスメール協会の平野友朗代表理事は「自分は誰で、なぜ相手に連絡を取るのかを用件に絡めて書き、本題に入るのがコツ」と話す。

 例えば面識のない先輩なら「3年で就活中です。先輩が○○商事に勤務されていると大学から伺いました」、人事担当者なら「説明会で名刺をいただきました。応募を考えています」といった具合だ。その上で「つきましてはお願いがあります」など、目的を述べて本題を切り出す。

 用件は1本のメールに一つが原則。複数の用件を伝えるときはメールを分けよう。例えば、人事部に面接日程の回答と、社員の紹介を依頼する場合、まず「○日でお願いします」と書き、「別件でご相談があります。別途メールをお送りします」と知らせておく。次に送るメールで「先輩社員を紹介していただけませんでしょうか」と伝えると、用件がはっきりし、相手も対応しやすい。「まずは基本型を守ること。そして、忙しい相手が素早く用件をのみ込めるよう意識してほしい」と平野さんは話す。

マナーの基本(メール1本に用件1件)

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