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22/07/04 UP

【新社会人のABC】電話とり 重要な仕事

電話とり 重要な仕事(スペシャル7月号)

 固定電話が苦手という若者が少なくないが、職場の電話をとらないわけにはいかない。「ビジネスマナーの解剖図鑑」の著書がある北条久美子さん(47)は「電話とりは新入社員が最初にできる仕事。会社を代表して話していることを忘れないで」と助言する。

 机上にはいつもメモ用紙を用意しておく。電話が鳴ったら笑顔を作ってから受話器をとると、声の印象が格段にいい。「はい、〇〇商事です」が基本だが、企業によっては「お電話ありがとうございます」と加え、名前を名乗ることもあるので先輩に確認しておこう。

 電話を取り次ぐ際は、「■■興業の□□様でいらっしゃいますね」と尊敬語で相手の所属、氏名を復唱する。「▽▽に代わりますので」「確認してまいりますので」など、何を待つのかを明確にして「少々お待ちください」と言おう。

 取り次ぐ社員が不在のときは、相手の所属、氏名、折り返しの電話番号をメモに残す。用件が分かれば「課長補佐の××ならおりますが」「代わりに私が」などの展開も考えよう。「電話に出ると会社の仕事や取引先が分かる。勇気を持って出よう」と北条さんは話す。

新社会人のABC(電話とり 重要な仕事)

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